お互い真っ青

昨日はほぼ満室状態でした。女性用ドミトリーの部屋に二ベッドの空きがあるだけでした。そんな中、夕方６時前に予約表に載っていない家族連れがやってきました。予約フォームで予約したと言って、タブレットで宿の返信メールを見せられました。もう私は真っ青になりました。

しかし日にちを間違えて予約を受けた形跡がないし、予約表に書き込んでから返信メールを出すのでおかしいなと思ってもう一度そのメールを見せてもらうと、それは自動返信メールで、そのあとに出した正式なメールは「個室はすべて満室」というお断りのメールでした。つまり、お客さんは正式な宿からのお断わりメールを見ていなかったのでした。次はお客さんが真っ青になる番でした。

予約フォームから送信した後、「自動返信メールが届いた後、２４時間以内に宿から返信いたしますので、しばらくお待ちください。予約が完了したわけではありません」と画面が出るし、自動返信メールにも「この確認メールは、自動返信にて〇〇様へ送信しております。後ほど改めまして、宿から返信させていただきますので、しばらくお待ちください」と書いてあるので、ちゃんとその後のメールを確認してくれなかったお客さんが、すぐに自分のミスを認めて、もめることなくお帰りになりました。が…。

部屋が空いていれば泊めてあげたかったけど、部屋が空いてなかったのでお断りしたのだし、ドミトリーでも入れてあげれなかったし、自分のミスではなかったとホッとした半面、昨日は自転車祭りでここら辺の宿泊所は全部満室状態だったろうから、あれからどこを探して泊まりに行ったのか、とても気の毒でした。

今日は、自動返信メールの文面を「自動返信メールが届いた後２４時間以内に、宿から「宿泊ＯＫかどうか」「確認したい事項があれば、その内容など」を記載したメールを返信いたしますので、しばらくお待ちください。このメールで予約が完了したわけではありません」という風に変えてみました。大手旅行会社の予約サイトのように、申し込めば必ず予約が取れるのと違うので、勘違いされないように工夫するのが大切だと思いました。